AIを活用したマニュアル作成とは？
AIを活用したマニュアル作成とは、生成AIに業務の手順や資料、録音データなどの情報を渡し、マニュアルの構成や文章を作らせる方法です。
これまで担当者がゼロから書いていた文章を、AIが下書きとして用意してくれるため、作成にかかる時間を大きく短縮できます。
AIでマニュアル作成の「どこまで」ができるのか
AIはマニュアル作成の多くの工程を支援できますが、すべてを任せられるわけではありません。AIが得意なことと、人が担うべきことを整理すると、以下のとおりです。
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AIが得意なこと |
人が担うべきこと |
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構成案（目次）の作成 |
マニュアルの目的や読み手の決定 |
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メモや箇条書きからの文章化 |
手順や情報が正しいかの確認 |
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長い資料の要約 |
社内ルールや業務判断が必要な内容の記述 |
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表現の統一・誤字脱字のチェック |
公開前の最終確認・承認 |
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翻訳 |
現場の声をふまえた改善 |
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動画や画面操作からの手順の書き起こし（専用ツール） |
更新が必要かどうかの判断 |
AIは「下書きを作る役」、人は「内容を判断・確認する役」と考えると、役割分担がしやすくなるでしょう。
マニュアル作成でAIが注目されている理由
マニュアル作成でAIが注目されている背景には、多くの企業が抱える次のような課題があります。
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生成AIの普及により、文章を書く作業の負担を大きく減らせるようになったことで、こうした課題を解決する手段としてAIの活用が広がっています。
AIでマニュアルを作成するメリット
AIをマニュアル作成に取り入れることで、作成から更新までの負担を減らせます。ここでは、主なメリットを4つ紹介します。
作成にかかる時間を短縮できる
AIを使えば、構成案や文章の下書きを数分で作成できます。
担当者は、AIが作った下書きを確認・修正することに集中できるため、ゼロから書く場合と比べて作成時間を短縮できるでしょう。マニュアル作成が後回しになりがちな職場でも、着手のハードルが下がります。
品質や表現のばらつきを抑えられる
複数の担当者がマニュアルを作ると、文章の書き方や用語の使い方にばらつきが出やすくなります。
AIに「です・ます調で統一する」「専門用語には説明を加える」といった条件を指示すれば、表現をそろえたマニュアルを作りやすくなります。読み手にとってもわかりやすく、品質が安定したマニュアルにつながるでしょう。
更新・多言語化の手間を減らせる
業務の手順が変わった際も、AIに既存のマニュアルと変更点を渡せば、修正版の下書きを作成できます。
また、AIは翻訳も得意なため、外国籍のスタッフ向けに多言語版のマニュアルを用意したい場合にも役立ちます。ただし、翻訳した内容は、その言語がわかる人に確認してもらうと安心です。
担当者の頭の中にある知識を形にしやすくなる
ベテラン社員のノウハウは、本人の頭の中にあるだけで、文章になっていないケースも少なくありません。
AIを使えば、口頭で説明した内容の録音データや、箇条書きの簡単なメモからでもマニュアルの下書きを作成できます。「文章を書くのは苦手だが、説明はできる」という担当者の知識も、マニュアルとして残しやすくなるでしょう。
マニュアル作成に使えるAIの種類
マニュアル作成に使えるAIは、大きく3つのタイプに分けられます。ここでは、それぞれの特徴と向いているケースを紹介します。
汎用の生成AI（ChatGPT・Gemini・Copilotなど）
ChatGPTやGemini、Microsoft Copilotなどの汎用の生成AIは、文章の下書きや構成案の作成に向いています。
無料版から試せるため、「まずはAIでマニュアルを作ってみたい」という場合に始めやすい点がメリットです。また、Microsoft CopilotはWordやPowerPointなどのMicrosoft 365アプリ、GeminiはGoogleドキュメントなどのGoogle Workspaceと連携して使えるため、普段使っている文書作成ツールのなかでマニュアルを作りたい場合に便利です。
一方で、作成したマニュアルを社内で共有・管理する機能はないため、保存場所や更新のルールは別途決めておく必要があります。
マニュアル作成専用ツール
マニュアル作成専用ツールは、マニュアルを作るための機能にAIを組み合わせたツールです。
たとえば、パソコンの操作画面を記録して手順書を自動で作成する機能や、作業動画から手順を書き起こして字幕を付ける機能などがあります。「動画からマニュアルを作りたい」「システムの操作手順書を効率よく作りたい」という場合に適しています。
テンプレートや閲覧状況の管理機能を備えたツールも多く、組織でマニュアルを運用する場合に便利です。
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ナレッジ管理・FAQツールのAI機能
ナレッジ管理ツールやFAQシステムのなかには、AIで記事の下書きを作成できる機能を備えたものもあります。
問い合わせ履歴や既存の資料をもとに記事の下書きを作成し、そのまま検索・公開・更新まで一元管理できる点が特徴です。「作ったマニュアルを、社員や顧客が自分で探して使える状態にしたい」という場合に向いています。
3つのタイプの違いをまとめると、以下のとおりです。
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タイプ |
得意なこと |
向いているケース |
費用の目安 |
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汎用の生成AI |
文章の下書き、構成案、要約、翻訳 |
まずは手軽にAIで作ってみたい |
無料から利用可能 |
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マニュアル作成専用ツール |
画面操作の記録、動画からの手順書作成、テンプレート |
操作手順書や動画マニュアルを効率よく作りたい |
有料が中心 |
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ナレッジ管理・FAQツールのAI機能 |
問い合わせ履歴からの下書き作成、検索・公開・更新の一元管理 |
作ったマニュアルを探しやすく、使われる状態にしたい |
有料が中心 |
AIを使ったマニュアル作成の手順
AIを使っても、手順を押さえずに作ると、使いにくいマニュアルになってしまいます。ここでは、AIを使ってマニュアルを作成する流れを6つのステップで紹介します。
ステップ1｜目的と読み手を決める
まずは、誰がどのような場面で使うマニュアルなのかを決めます。
たとえば、「入社1か月目の新人が、経費精算をひとりで行えるようにする」のように具体的に決めておくと、必要な情報の範囲や説明の詳しさが判断しやすくなります。目的と読み手は、のちほどAIに指示を出す際にも必要な情報です。
ステップ2｜材料を集める
次に、マニュアルのもとになる材料を集めます。材料の例としては、以下が挙げられます。
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AIは、渡された情報をもとに文章を作成します。材料が具体的であるほど、自社の業務に合った下書きができるでしょう。
ステップ3｜AIに構成案を作らせる
材料がそろったら、AIに目次（構成案）を作らせます。
いきなり本文を作らせるのではなく、先に構成を確認することで、必要な項目の抜け漏れや、順番のわかりにくさに早い段階で気づけます。構成案を見て、足りない項目があれば追加を指示しましょう。
ステップ4｜AIに本文の下書きを作らせる
構成が決まったら、項目ごとに本文の下書きを作らせます。
一度にすべてを作らせるよりも、章ごとに分けて指示を出したほうが、内容の精度を保ちやすくなります。「手順は番号付きの箇条書きで」「注意点は最後にまとめて」など、出力形式も具体的に指示するとよいでしょう。
ステップ5｜人が内容を確認・修正する
AIが作った下書きは、必ず人が確認します。
特に、手順の順番や数値、システムの画面名、社内ルールに関わる記述は、実際の業務と照らし合わせて確認しましょう。可能であれば、実際にマニュアルを使う立場の人に読んでもらい、わかりにくい箇所がないかを確認すると安心です。
ステップ6｜公開し、定期的に更新する
確認が終わったら、マニュアルを公開します。
公開後も、業務の変更や現場からの質問をもとに、定期的に内容を見直すことが大切です。更新の担当者や見直しのタイミングをあらかじめ決めておくと、古い情報が残り続けることを防げます。
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マニュアル作成に使えるAIプロンプト例
AIから使いやすい出力を得るには、指示文（プロンプト）の書き方が重要です。プロンプトには、以下の5つの要素を含めると、意図に沿った回答が得やすくなります。
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ここでは、マニュアル作成で使える4つのプロンプト例を紹介します。〔 〕内を自社の内容に置き換えて使ってください。
プロンプト例1｜構成案（目次）を作る
マニュアル全体の構成を考えたいときに使えるプロンプトです。
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あなたは業務マニュアル作成の専門家です。 以下の条件で、〔経費精算〕の業務マニュアルの目次を作成してください。 【目的】〔新入社員がひとりで経費精算を完了できるようにする〕 【読み手】〔入社1か月以内の新入社員〕 【含めたい内容】〔申請の流れ、必要な書類、よくあるミス、問い合わせ先〕 【出力形式】大見出しと小見出しの2階層で、箇条書きにしてください。 |
プロンプト例2｜メモから手順書を作る
担当者の箇条書きメモを、読みやすい手順書に整えたいときに使えるプロンプトです。
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以下のメモをもとに、〔システムへのログイン方法〕の手順書を作成してください。 【条件】 ・読み手は〔パソコン操作に慣れていない社員〕です ・手順は番号付きの箇条書きにしてください ・1つの手順には1つの操作だけを書いてください ・注意点がある場合は、該当する手順のすぐ後に「注意：」として記載してください ・メモに書かれていない内容は追加しないでください。不明な点は「要確認」と書いてください 【メモ】 〔ここに手順メモを貼り付け〕 |
プロンプト例3｜既存マニュアルをわかりやすく書き直す
文章が長い、専門用語が多いなど、読みにくくなっている既存のマニュアルを改善したいときに使えるプロンプトです。
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以下のマニュアルを、内容を変えずにわかりやすく書き直してください。 【条件】 ・読み手は〔入社したばかりの社員〕です ・1文は60文字以内を目安にしてください ・専門用語には、初めて出てくるときに簡単な説明を加えてください ・手順の順番や数値は変更しないでください ・書き直した箇所がわかるように、最後に変更点を箇条書きでまとめてください 【マニュアル】 〔ここに既存のマニュアルを貼り付け〕 |
プロンプト例4｜問い合わせ履歴からQ&A形式にまとめる
社内外からよく寄せられる質問を、Q&A形式のマニュアルにまとめたいときに使えるプロンプトです。
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以下は〔社内ヘルプデスク〕に寄せられた問い合わせと、その回答の記録です。 この内容をもとに、Q&A形式のマニュアルを作成してください。 【条件】 ・似た内容の質問は1つにまとめてください ・質問は、利用者が実際に使いそうな言葉で書いてください ・回答は結論から書き、3文程度にまとめてください ・記録に含まれていない情報は追加しないでください 【問い合わせ記録】 〔ここに問い合わせと回答を貼り付け〕 |
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無料のAIでマニュアルは作れるのか？
ChatGPTやGemini、Microsoft Copilotなどは無料版でも利用でき、マニュアルの下書き作成に活用できます。ここでは、無料のAIでできることと、使う際の注意点を紹介します。
無料のAIでできること
無料のAIでも、以下のような作業は十分に対応できます。
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まずは無料版で、1つの業務のマニュアルを作ってみるとよいでしょう。AIがどこまで役立つかを確かめたうえで、本格的な導入を検討できます。
無料のAIを使うときの注意点
一方で、無料のAIを業務で使う際には、以下の点に注意が必要です。
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特に、入力データの取り扱いは、サービスや設定によって異なります。社外秘の情報を入力する前に、利用規約や設定を確認しましょう。
試しに作ってみる段階では無料のAIで十分ですが、組織で継続的にマニュアルを運用するなら、管理機能やセキュリティ対策を備えた有料のツールもあわせて検討するとよいでしょう。
AIでマニュアルを作成するときの注意点
AIを使えばマニュアル作成の負担を減らせる一方で、使い方を誤ると、誤った情報が広まったり情報漏えいにつながったりするおそれがあります。ここでは、押さえておきたい4つの注意点を紹介します。
AIの出力をそのまま公開しない
生成AIは、事実とは異なる内容を、もっともらしい文章で出力することがあります。この現象は「ハルシネーション」と呼ばれます。
マニュアルに誤った手順が書かれていると、読んだ人がそのとおりに作業してしまい、ミスやトラブルにつながりかねません。AIの出力はあくまで下書きと考え、公開前に必ず人が内容を確認しましょう。
機密情報や個人情報の入力に注意する
クラウド型のAIサービスでは、入力した内容がサービス提供元のサーバーに送信されます。
社内の機密情報や顧客の個人情報を含む資料を入力する場合は、事前に社内のルールを確認し、必要に応じて該当箇所を削除・置き換えてから入力しましょう。
法人向けのプランなど、入力内容を学習に利用しない設定のサービスを選ぶことも有効です。
社内独自のルールや用語はAIが知らない
汎用の生成AIは、インターネット上の一般的な情報をもとに学習しています。そのため、自社の社内ルールや独自の用語、システムの画面名などは知りません。
材料を渡さずに「経費精算のマニュアルを作って」と指示すると、一般的な内容のマニュアルができあがり、自社の実態とは合わない可能性があります。自社の資料やメモを材料としてAIに渡すことが大切です。
作って終わりにせず、更新の体制を決めておく
AIを使えばマニュアルを短時間で作れますが、作成後に更新されなければ、すぐに内容が古くなってしまいます。
古い情報が残ったマニュアルは、かえって誤った作業や問い合わせの増加につながります。更新の担当者や見直しのタイミングを決め、継続的に管理する体制を整えておきましょう。
AIで作ったマニュアルを使われる状態にするポイント
AIの活用でマニュアルを作るハードルは下がりましたが、「どこにあるかわからない」「探しても見つからない」状態では、マニュアルは使われません。ここでは、作ったマニュアルを活用してもらうための3つのポイントを紹介します。
探しやすい場所にまとめて、検索できるようにする
マニュアルがフォルダやチャットツールに散らばっていると、必要な情報を探すだけで時間がかかってしまいます。
マニュアルは1か所にまとめて管理し、キーワードで検索できるようにしておきましょう。利用者がどのような言葉で探すかを想定して、タイトルや見出しを工夫することも大切です。
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問い合わせや検索の記録から、足りないマニュアルを見つける
「どのマニュアルを作るべきか」を判断する材料として役立つのが、問い合わせや検索の記録です。
同じ内容の問い合わせが何度も届いている、検索しても見つからないキーワードがある、といった場合は、その内容のマニュアルが不足しているサインです。
こうした記録をもとに作成の優先順位を決め、AIで下書きを作れば、効率よくマニュアルを充実させられるでしょう。
社内AIやチャットボットが参照するナレッジとして整備する
最近では、社内の資料を参照して回答するAIチャットボットを導入する企業も増えています。こうしたAIは「RAG（検索拡張生成）」と呼ばれる仕組みで、社内マニュアルなどの情報を検索し、その内容をもとに回答を生成します。
つまり、マニュアルは人が読むだけでなく、AIが参照する情報源にもなります。マニュアルの内容が古かったり、表現がばらばらだったりすると、AIも誤った回答をしてしまう可能性があります。正確で整理されたマニュアルを用意しておくことが、AI活用の成果にもつながるでしょう。
よくある質問
Q. マニュアル作成に適したAIは？
目的によって適したAIは異なります。文章の下書きや構成案を手軽に作りたい場合は、ChatGPTやGemini、Microsoft Copilotなどの汎用の生成AIが向いています。
操作手順書や動画マニュアルを作りたい場合はマニュアル作成専用ツール、作ったマニュアルを検索・公開・更新まで一元管理したい場合は、AI機能を備えたナレッジ管理ツールやFAQシステムを検討するとよいでしょう。
Q. ChatGPTでマニュアルを作成するには？
マニュアルの目的と読み手を決め、手順メモや既存資料などの材料を用意したうえで、ChatGPTに構成案と本文の下書きを作らせます。
指示を出す際は、「役割」「目的」「読み手」「出力形式」「制約」を具体的に伝えると、意図に沿った下書きができやすくなります。作成した下書きは、公開前に必ず人が内容を確認しましょう。
Q. 動画からマニュアルを作成できるAIはありますか？
はい、あります。作業の様子を撮影した動画から手順を書き起こしたり、字幕を自動で付けたりできるマニュアル作成専用ツールがあります。製造現場や店舗など、文章だけでは伝わりにくい作業のマニュアルを作りたい場合に役立ちます。
ツールによって対応できる機能が異なるため、導入前に無料トライアルなどで確認するとよいでしょう。
Q. AIで作ったマニュアルに著作権の問題はありますか？
AIで作成した文章であっても、既存の文章や資料と似ている場合は、人が作成した場合と同様に著作権侵害にあたる可能性があります。
社外に公開するマニュアルでは、他社の資料をそのまま入力して書き直させるような使い方は避けましょう。判断に迷う場合は、社内の法務担当者に相談すると安心です。
出典：文化庁「AIと著作権に関する考え方について」
マニュアル・FAQの作成と運用を、AIナレッジプラットフォームのHelpfeelで効率化しましょう
マニュアルは、作るだけでなく、必要な人がすぐに見つけられ、常に最新の状態に保たれていることが重要です。AIで作成の手間を減らすとともに、作ったマニュアルを探しやすく、更新しやすい仕組みを整えることが、マニュアルを活用するためのポイントといえます。
Helpfeelは、社内に蓄積されたFAQやマニュアル、問い合わせ履歴を整理・管理し、AIが正確な情報を参照できる環境を整えるAIナレッジプラットフォームです。
Helpfeelの「記事ドラフト自動生成機能」を使えば、既存のサポートデータや問い合わせ履歴をもとに、記事の下書きを自動で作成できます。メールやチャットの履歴、メモ、PDFなどさまざまな形式の情報から、記事のタイトルと本文を作成できるため、ゼロから文章を書く手間を大幅に削減できます。
また、「問い合わせデータの分析機能」により、問い合わせ履歴から不足している記事を見つけたり、改善が必要な既存の記事を把握したりすることも可能です。どの記事を作るべきかをデータにもとづいて判断し、AIで下書きを作るという流れで、効率よくナレッジを充実させられます。
作成した記事は、作成者と承認者を分けて公開前に内容を確認できるため、AIが作った下書きを人がチェックする運用にも対応しやすい点が特徴です。
さらに、Helpfeel独自のRAG技術を採用した「意図予測検索3」により、利用者が表現の異なる言葉で検索しても、目的の記事を見つけやすくなります。
導入後は専任のサポートチームによる運用支援も受けられるため、はじめてナレッジ基盤を整備する企業でも安心して進められます。導入実績は1000サイト以上、検索ヒット率98%を実現しており、カスタマーサポートの効率化を多くの企業で支援してきた実績があります。
マニュアルやFAQの作成・運用を効率化したいと考えている方は、ぜひHelpfeelをご覧ください。
まとめ
AIを活用すれば、マニュアルの構成案や文章の下書きを短時間で作成でき、作成や更新にかかる手間を大きく減らせます。
この記事のポイントを振り返ります。
- 目的に合わせて、汎用の生成AI・専用ツール・ナレッジ管理ツールを使い分ける
- 目的と読み手を決め、材料を集めてからAIに下書きを作らせる
- プロンプトには役割・目的・読み手・出力形式・制約を含める
- AIの出力はそのまま公開せず、人が確認する
- 作ったマニュアルは、探しやすく更新しやすい状態で管理する
AIだけで完璧なマニュアルを作ることは難しいですが、AIに下書きを任せ、人が確認する役割分担と探しやすく更新しやすい仕組みを組み合わせることで、品質を保ちながら効率よくマニュアルを作成・運用できます。
