社内DXを進める目的と導入の成功事例・手順を解説!企業が導入すべきツールも紹介

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ユーザーに“使われる”FAQで顧客満足度の向上と業務効率化を同時に実現します。

労働人口の減少や多様な働き方への対応などを背景に、社内DXの重要性が高まっています。

デジタル化により業務の効率化を図ることで、人材不足の解消につながり、従業員負担の軽減が見込めます。社内DXを円滑に進めるには、必要な知識を備えておくことが大切です。

今回は、社内DXを行う目的と手順、成功事例や失敗を防ぐためのコツに加え、企業が導入すべきツール12選も紹介します。社内DXを行いたい方や役立つツールを知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

目次

社内DXとは?

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社内DXとは、デジタル技術を活用して、社内業務の効率化や生産性向上を図る取り組みを指します。企業が競争力を維持・向上させるためには、業務単位ではなく組織全体でDX(デジタルトランスフォーメーション)を進めていく必要があります。

ここでは、社内DXについて下記2つの内容を解説します。

  • 社内DXの意味と定義
  • 業務のデジタル化との違い

社内DXを深く理解するためにも、詳しくみていきましょう。

社内DXの意味と定義

「社内DX」とは、デジタル技術を活用して社内業務を効率化するだけでなく、業務プロセスや組織体制そのものを見直し、生産性向上や働き方の最適化を図る取り組みです

DXとはデジタルトランスフォーメーションの略で、システムインフラの再構築によってビジネスモデルや業務プロセスの変革を目指す施策を意味します。

社内DX化で実現可能な事例は、以下の通りです。

  • リモートワーク
  • オンライン会議
  • インターネットバンキング
  • クラウドストレージによる書類のペーパーレス化
  • 勤怠管理・顧客管理の自動化
  • RPA(ロボットによる業務自動化システム)を活用した業務の効率化
  • ナレッジ集約と検索精度の改善による生産性向上


社内DXで業務が効率化すれば、人材や時間の無駄を削減でき、生産性の向上につなげられます。また、業務の自動化によってヒューマンエラーも削減できるでしょう。

業務のデジタル化との違い

「業務のデジタル化」は、紙や手作業で行っていた業務をデジタルツールに置き換えることを指し、主に効率化が目的です。例えば、請求書の電子化、勤怠管理のシステム化、ペーパーレス会議などが該当します。

一方で「社内DX」は、単なるツールの導入にとどまらず、デジタル技術を活用して業務プロセスや組織の在り方自体を変革し、新しい価値や競争力につなげる点が特徴です。

◼️ デジタル化とDXの違い

  • デジタル化:既存業務の置き換え
    (例:紙の書類→PDF)

  • DX:業務プロセス・組織文化の変革
    (例:全社データ基盤の構築→データドリブン経営) 


このように、業務のデジタル化を積み重ねながら、最終的には組織全体のビジネスモデル変革を目指すのがDXの本質です。

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社内DXを推進する主な目的

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社内DXを推進する目的は、以下の通りです。

  • 目的①:企業全体のDX推進につながる
  • 目的②:人材不足の解消
  • 目的③:多様な働き方への対応
  • 目的④:BCP対策


社内DXは、さまざまな面で企業にメリットをもたらします。主な目的について、詳しく見ていきましょう。

企業全体のDX推進につながる

社内DXで小規模なデジタル化からスタートすることで、企業全体のDX推進につなげられます。経済産業省「DXレポート ~ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開~」によると、DXに関する課題を解決できない場合、2025年以降に最大12兆円//年の経済損失が生じる恐れがあるといわれています。

出典:経済産業省「DXの現在地とレガシーシステム脱却に向けて レガシーシステムモダン化委員会総括レポート

しかし、DXによって企業全体のビジネスモデルや業務プロセスを一新するのはハードルが高く、具体的な施策をイメージできない場合も少なくありません。

まずは身近な業務から社内DXを始めることで、デジタル技術に対する従業員全体の意識を高め、DX推進の基盤をつくることが大切です。

人材不足の解消

社内DXによる業務の効率化は、人材不足の解消にもつながります。近年、幅広い職種で人手不足が問題視されるようになりました。少子化による労働人口減少で人材不足が進めば、生産性にも大きな影響を及ぼしかねません。

社内DXでシステムを刷新し、デジタル化を進めれば、少人数でも業務を回しやすくなります。近年はデジタル技術の発展により、専門的な知識がなくても扱えるシステムが増えているため、人材不足解消の強い味方となるはずです。

また、デジタル化は業務の効率化だけでなく、ヒューマンエラーの減少にも役立ちます。人によるミスが減れば、生産性の向上も期待できるでしょう。

多様な働き方への対応

労働人口減少の問題を解決するためには、社内DXによって多様な働き方に対応することも重要です。例えば、テレワークを導入してオフィス以外でも勤務できるようにした場合、以下のような効果が期待できます。

  • 通勤時間が削減され、従業員の負担が軽減される
  • 仕事に集中できる環境を自ら選べるようになるため、業務が効率化する
  • 介護や育児などを理由とした離職を防止できる
  • オフィスから離れた場所に住んでいる優秀な人材が確保できる


デジタル技術を活用して誰もが働きやすい環境をつくれば、従業員の負担軽減や業務の効率化、人材の確保につなげられるでしょう。

BCP対策

「BCP(Business Continuity Planning、事業継続計画)」とは、システム障害や災害が生じた際に、重要性の高い業務を継続・早期復旧できるようにするための計画を指します。

日本は台風や地震などの自然災害で業務に支障が出る可能性が高いため、BCP対策が重要視されるようになりました。

例えばテレワークの環境を整えておけば、災害で交通機関に乱れが生じ、オフィスへの出社が困難になった場合も自宅で業務を遂行できます。

一方、BCP対策が取られていない場合は業務が停滞し、取引先や顧客に迷惑をかけてしまうでしょう。社内DXにより、万が一の事態にも対応できる状態をつくることが重要です。

▼社内DXを進めるうえで重要なのは、ツール導入だけでなく“現場で使われる仕組み”をつくること。Helpfeelなら、使いやすい社内FAQでナレッジ活用を日常に定着させられます。

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社内DXを推進する上での課題

社内DXを成功させるには、単純にツールを導入するだけでなく、組織全体の意識改革や体制整備が不可欠です。ここでは、DX推進において多くの企業が直面する4つの課題を解説します。

  • 課題①:DX人材の不足
  • 課題②:組織体制の不備
  • 課題③:部門間連携・合意形成の難しさ
  • 課題④:セキュリティ対策への不安感
導入後にツールが現場で使われず形骸化しないよう、事前に確認していきましょう。

DX人材の不足

社内DXを推進するうえで最も大きな課題の一つが、DXに対応できる人材の不足です。

必要とされるスキルは多岐にわたり、デジタルツールの選定・導入・運用に加え、業務プロセスの改善や社内の巻き込み、マネジメント力も求められます。しかし、そうした人材は市場でも不足しており、外部からの採用が難しいのが現状です。

そのため、既存社員に対するリスキリング(教育)が急務となります。また、現場のDX推進担当者だけでなく、経営層やマネジメント層のデジタル理解と支援体制も不可欠です。全社的な視点で人材戦略を見直すことが求められます。

組織体制の不備

DXは一部門だけの取り組みではなく、全社横断的に進める必要があるため、専任の推進チームや明確な責任体制の構築が不可欠です。しかし、現場任せや属人化が進んでいる企業では、DXの意思決定や優先順位が曖昧になり、プロジェクトが停滞することも少なくありません。

また、各部門ごとに導入しているツールや業務フローがバラバラな状態では、データ連携や標準化が進まず、全社統一のDX方針を打ち出すのが困難になります。

成功の鍵は、経営層のリーダーシップのもと、部門横断で機能する組織体制を整え、部門間の連携や合意形成をスムーズに進める仕組みをつくることです。

部門間連携・合意形成の難しさ

DXは全社横断で進めるほど、関係者が増え、確認・承認・調整が複雑になりがちです。
「誰が決めるのか」「どこまで共有するのか」が曖昧なまま進めると、情報の行き違いや二度手間が増え、現場の負担感から推進が鈍化します。

この課題を防ぐには、意思決定の役割分担の明確化、共通KPIの設定、情報共有ルール(議事録テンプレ・決裁フロー・問い合わせ窓口の一本化)など、コミュニケーション設計が重要です。

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セキュリティ対策への不安感

業務のデジタル化に伴い、クラウドサービスの活用やデータ共有が加速する中で、「情報漏洩」や「不正アクセス」などのセキュリティ面の懸念も高まっています。

特に個人情報や企業の機密情報を扱う業務では、セキュリティ対策が不十分なままDXを進めるとリスクが大きく、現場の不安感から導入がストップすることもあります。

そのため、アクセス制御・データ暗号化・多要素認証といった基本的なセキュリティ対策はもちろん、社内の情報リテラシー教育や運用ルールの整備も欠かせません。安全性の確保が、DX推進の土台を支える重要な要素です。

社内DXの進め方5ステップ

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社内のDXを進めるための5ステップは、以下の通りです。

  1. DX対象業務を明確化する
  2. DX推進体制を整える
  3. 業務のデジタル化・クラウド化を実施する
  4. IT人材を育成・確保する
  5. ITツールを導入する


それぞれについて詳しく解説します。

Step1. DX対象業務を明確化する

最初に、社内DXの対象となる業務を明確化します。遅滞することの多い業務や不要なタスクを洗い出し、社内DXを適用すべき範囲を決めてください。

対象業務が複数にわたる場合、同時にデジタル化を進めようとすると、進捗や効果が把握しにくくなります。そのため、対象業務を明確化した後は優先順位を決めて順番に対処していくことが大切です。

例えば「重要度が高く、デジタル化の難易度が低い業務を優先上位にする」などの基準を設けて順位をつけるとよいでしょう。優先すべき業務が明らかになれば、効率的にデジタル化を進められます。

Step2. DX推進体制を整える

社内DXを実現するには、組織体制を整備する必要があります。まずは、責任者(リーダー)を決め、社内DXに必要な知識やITツールを整理しながらプロジェクトを推進します。

また、説明会などで社内DXに関する情報を従業員に周知することも重要です。社内DXにおいては「今の業務フローを変えたくない」「デジタル化は手間がかかりそう」などの理由から従業員の反発が生じる場合も少なくありません。

自社で社内DXを進めるべき理由が明確になれば、従業員の理解が深まり、デジタル化に取り組みやすい組織体制を整備できます。

Step3. 業務のデジタル化・クラウド化を実施する

次に、業務をデジタル化します。今まで手作業で行っていた業務をデジタルに置き換えるところから始めれば、無理なく社内DXを推進できるでしょう。

具体的なデジタル化の事例は、以下の通りです。

  • 書類のデータ化
  • 契約手続きの電子化
  • ルーティンワークの自動化


また、業務環境をクラウド化する必要もあります。クラウドとは、インターネットを通じてサーバーにアクセスし、ソフトウェアなどを利用する仕組みのことです。

必要なファイルやナレッジをクラウド上で管理しておくことで、場所や時間、端末を問わず業務環境へのアクセスが可能になり、リモートワークの推進につなげられます。

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Step4. IT人材を育成・確保する

IT人材の確保には「新たなIT人材を採用する方法」と「社内でIT人材を育成する方法」があります。新たに採用する場合は、過去に社内DXを担当した経験がある人材を選ぶと、立ち上がりが早くなります。

社内DXでは自社の業務内容を理解しておく必要があるため、即戦力となる人材を確保するなら同じ業界で働いた経験のある人を選ぶのがおすすめです。また、経済産業省「IT人材育成の状況等について」によると、2030年までに40〜80万人規模でIT人材が不足する可能性が示されています。

出典:経済産業省「IT人材育成の状況等について

そのため、採用活動だけでなく、社内でIT人材を育成することも大切です。社内研修やeラーニングなどを活用し、人材育成に努めてください。

Step5. ITツールを導入し運用を定着させる

社内DXを進めるためには、ITツールを導入する必要があります。主なITツールの事例は、以下の通りです。

  • テレワークシステム
  • オンライン会議システム
  • オンラインバンキングツール
  • タスク管理ツール
  • マニュアル作成ツール
  • 社内FAQツール
  • 会計ソフト
  • 経費精算システム
  • 人事管理システム


このように、ITツールにはさまざまな種類があり、それぞれ使用目的が異なります。まずは、優先順位の高い業務に活用できるツールを導入しましょう。

ツールを選ぶ際は、自社のシステムと親和性が高く、初心者でも使いやすいか確認することが大切です。使い勝手の悪いシステムは業務効率を下げるため、注意してください。

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社内DXを推進するときのコツ

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社内DXを推進するときは、以下を意識してください。

  • Point①:全社で取り組む文化を醸成する
  • Point②:ITツールは導入で終わらせずに運用体制を構築する
  • Point③:スモールスタートで始める

どのような点に注意すべきか確認し、社内DXの失敗を防ぎましょう。

全社で取り組む文化を醸成する

社内DXは、企業を構成する全従業員が取り組むべき課題です。一部の担当者や部署に任せきりにするのではなく、企業全体で社内DXを推進する文化をつくる必要があります。

例えば、デジタル化に当たっては業務プロセスの変更に反発する従業員が出るかもしれません。説明会を開催し、社内DX導入の背景や理由、期待される効果を理解してもらうことが大切です。従業員一人ひとりの理解を深めることで、当事者意識を持って社内DXの推進に取り組めるようになります。

全従業員に社内DXの意識が浸透すれば、DXに強い組織の形成にもつながります。中長期にわたって社内DXを継続するために、従業員への周知に努めましょう。

ITツールは導入で終わらせずに運用体制を構築する

社内DXは、ITツールを導入すれば終わりではなく、継続的な運用体制を構築する必要があります。

例えば、紙の書類をスキャンしてデータ化しただけでは、業務プロセスが改善したとはいえません。クラウドシステムに書類データを保存し、従業員がいつでも安全にアクセスできる環境をつくることで、業務の効率が向上します。

さらに、データ入力や承認プロセスを自動化すれば、ヒューマンエラーや作業負担を減らせるでしょう。このように、業務プロセスを改善するための運用体制を整えることが社内DXの目的達成につながります。

スモールスタートで始める

社内DXは、小規模な領域から始めることが重要です。例えば、ITツールの導入やシステム開発には費用がかかり、IT人材の育成・確保には時間を要します。いきなり大幅な業務プロセスの改革を進めると、従業員に大きな負担をかけることになるでしょう。

なるべく負担をかけずに社内DXを推進するためには、書類のデータ化やクラウド化など、コストとリソースを抑えられる施策から着手するのがおすすめです。まずは小さな業務からデジタル化を進め、段階的に業務全体のプロセスを改善していけば、無理のない範囲で社内DXが実現できます。

社内DXの一歩は、属人化をなくし、誰もがアクセスできる情報基盤の整備から。ナレッジの見える化は、業務標準化と生産性向上の土台になります。Helpfeelは、検索性に優れたFAQでその基盤づくりを支援します。

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社内FAQの効果的な活用方法

社内DXの成功事例3選

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社内DXを推進することで、業務の効率化や顧客対応の質向上に成功した企業が増えています。ここでは、FAQの改善による流入増加、旅行商品販売のDX、ヘルプデスクの効率改善という3つの視点から、社内DXの成果事例を紹介します。

  1. FAQの改善によって、商品ページへの流入数が10倍になった事例
  2. 業務DXの一環でFAQを強化し、問い合わせ件数の削減に成功した旅行業の事例
  3. 社内FAQの基盤刷新で、対応時間や人的負担を大幅に削減したヘルプデスク部門の事例

これらの実例を通して、DXの取り組みが企業にどのようなインパクトをもたらすのか、具体的に確認していきましょう。

FAQの改善で商品ページ流入10倍を実現

◼️ 抱えていた課題
 FAQが探しにくく問い合わせ数が増加、Web経由の売上の伸び悩み

◼️ 導入施策
 サイト刷新に合わせて検索性能の高いFAQシステムを導入

◼️ 成果
 問い合わせ件数は横ばいを維持しつつ、FAQから買取ページへのアクセスが10倍に増加


成長著しい小売・EC事業を展開するA社では、WebサイトのFAQが検索しづらく、関連性の高い回答へたどり着けない状態が続いていました。

その結果、お客様が疑問を自己解決できず問い合わせが増え、カスタマーセンターや店舗スタッフの負担が拡大。Webから商品ページへの流入も伸びにくく、売上への貢献が十分に得られていませんでした。

そこでA社は、Webサイトのリニューアルに合わせて検索性能の高いFAQシステムを導入。従来の静的なQ&A一覧から、検索入力に応じて関連回答を提示できる仕組みに刷新しました。

さらに、カスタマーサクセスチームの伴走支援のもと検索データを分析し、ニーズの高い回答の拡充や、FAQから目的ページへつなぐ導線設計を継続的に最適化しています。

運用改善を重ねた結果、自己解決が進み、問い合わせ件数は横ばいに抑制。あわせてFAQから商品の買取ページへのアクセス数は10倍に増加しました。問い合わせ削減にとどまらず、コンバージョン向上と売上貢献まで見据えたFAQ運用を実現しています。

旅行商品販売のDXに伴いFAQを強化

◼️ 抱えていた課題
 Web移行で予約・操作の問い合わせが電話に集中

◼️ 導入施策
 検索型FAQを導入し、スマホ向けに導線と表示を最適化

◼️ 成果
 対応が必要な問い合わせを96%削減


旅行商品をオンライン販売主体にシフトしたB社では、電話や対面接客からWeb中心の顧客接点へ変わる一方で、Webサイトの情報提供が追いついていませんでした。予約手続きやデジタル操作で疑問が生じるたびに問い合わせに頼る状況が続き、電話応対の負担が大きな課題になっていました。

そこで、Webサイト刷新に合わせてFAQを大幅に強化し、多様な質問に対応できる検索型FAQシステムを導入。スマートフォン利用者でも迷いにくいFAQ構造へ組み替えるとともに、よくある操作や予約手続きに関する質問を優先的に表示し、自己解決を後押ししました。

その結果、電話問い合わせは大幅に減少し、担当者が対応しなければならない問い合わせを96%抑制することに成功しました。自己解決率の向上により、顧客の利便性改善だけでなく、業務効率化にも大きく貢献しています。

社内FAQ基盤を刷新し、ヘルプデスクの業務効率を改善

◼️ 抱えていた課題
 社内FAQが使われず問い合わせが集中、情報更新も滞留

◼️ 導入施策
 検索・管理に強いFAQへ刷新し、運用方針とコンテンツを整理

◼️ 成果
 利用は増やしつつ問い合わせは抑制し、ヘルプデスクを効率化


社内ヘルプデスクを担当するC社では、既存のFAQシステムの検索性・運用性が低く、十分に活用されていませんでした。その結果、従業員はFAQを参照せずに直接問い合わせるケースが多く、担当者の負担が増大。

さらに、更新が追いつかず古い情報が放置されることで、ますます参照されにくくなる悪循環に陥っていました。

そのため、検索性能と管理性に優れたFAQシステムへリプレイスし、運用方針の見直しと社内FAQコンテンツの整理を実施しました。検索体験の改善に重点を置き、曖昧なワードでもヒットしやすい設計や、検索途中で関連項目が提示されるなど、ユーザー視点の機能を強化しています。

その結果、FAQの社内利用者数は増加した一方で、問い合わせ件数の増加は抑制され、ヘルプデスク全体の業務効率化につながりました。社内アンケートでも、多くの利用者から使いやすさが評価されています。

▼社内DXを成功させた事例詳細はこちら

社内DXに役立つツール12選

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社内DXを推進するうえで、適切なツールの導入は非常に重要です。業務効率化・コミュニケーション改善・ナレッジ活用など、目的に応じてツールの種類を選び分ける必要があります。

本記事では、社内DXに役立つツールを以下の3つのカテゴリーに分けてご紹介します。

  • コミュニケーションを効率化するツール
  • 手続きと定型業務を自動化するツール
  • ナレッジ活用とカスタマーサクセスを強化する運用基盤ツール

それぞれのカテゴリで代表的なツールや活用例を紹介していきますので、自社の課題やフェーズに合ったツールを選定する参考にしてください。

コミュニケーションを効率化するツール

社内DXを推進する上で、従業員同士の円滑な情報共有や意思決定のスピードアップは欠かせません。特に、コミュニケーションを効率化するツールの活用は、部門間連携の強化やテレワーク環境への適応にもつながります。

  1. ビジネスチャットツール
  2. オンライン会議システム
  3. グループウェア・社内ポータル
  4. ファイル共有・オンラインストレージ

ここでは、上記4つのツールについて詳しく解説します。

 

1. ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールとは、社内外の相手とリアルタイムにメッセージのやり取りができるツールです。ファイルの共有や利用者権限の管理など、ビジネスに特化した機能が搭載されています。

一対一のやり取りだけでなく、複数人が参加できるグループチャットの作成も可能です。プロジェクトごとにグループチャットを作れば、情報共有やタスク管理などに活用できるでしょう。

代表的なツールは、以下の通りです。

  • Slack
  • Chatwork
  • Microsoft Teams
  • LINE WORKS

2. オンライン会議システム

オンライン会議システムとは、パソコンやスマートフォンなどを使い、遠隔地にいる相手と会議を行うためのシステムです。インターネットを使用できる環境であれば、場所を選ばず会議を開催できます。

会議だけでなく業務連絡や上司への相談にも活用できるため、テレワーク中の従業員と意思疎通を図る際に役立つでしょう。

代表的なツールは、以下の通りです。

  • Google Meet
  • Zoom
  • Microsoft Teams

3. グループウェア・社内ポータル

グループウェアや社内ポータルは、従業員間の情報共有を一元化し、日々の業務をスムーズに進めるために欠かせないツールです。スケジュール管理、掲示板、ワークフロー、設備予約、社内通知など、複数の機能をひとつのプラットフォームで提供します。

特に社内ポータルは、トップダウン・ボトムアップ双方の情報を可視化する「情報のハブ」としての役割を担い、社内のナレッジや手順書、ルールブックなどを一元管理することが可能です。これにより、属人化しやすい業務の標準化が進み、新人教育の効率化にもつながります。

また、部署ごとに異なる業務フローや情報発信もポータル上で整理・配信できるため、部門間の情報格差も解消しやすくなります。

代表的なツールは、以下の通りです。

  • Microsoft 365
  • Google Workspace
  • サイボウズ Garoon

4. ファイル共有・オンラインストレージ

ファイル共有やオンラインストレージは、クラウド上でドキュメント・画像・動画などあらゆる形式のファイルを保存・共有できるツールです。社内DXを進める中で、紙やローカル保存に依存した業務スタイルを見直し、業務のペーパーレス化・非属人化を実現する上で不可欠です。

代表的なサービスには「Dropbox Business」「OneDrive for Business」などがあり、ファイル単位でのアクセス権限設定、バージョン管理、自動バックアップ、リアルタイム編集機能などを備えています。これにより、社内外の関係者と円滑に共同作業を行える環境が整い、作業の重複や確認漏れを防ぐことができます。

また、セキュリティやコンプライアンスの観点でも、企業向けプランを利用することでログ管理や暗号化対応ができ、安全な情報管理が可能になります。

代表的なツールは、以下の通りです。

  • Dropbox Business
  • OneDrive for Business

手続きと定型業務を自動化するツール

社内DXを推進するうえで、繰り返し発生する定型業務や申請・承認フローなどを自動化するツールの導入は欠かせません。業務効率化だけでなく、人的ミスの防止や業務の属人化解消にもつながります。

  1. ワークフロー・電子稟議
  2. RPAツール
  3. 電子決済システム
  4. 勤怠管理システム
  5. 人事労務システム

ここでは、代表的な上記5つのシステムを紹介します。

1. ワークフロー・電子稟議

ワークフローシステムとは、業務の流れ(ワークフロー)を自動化するシステムです。休暇取得申請や出張申請、契約書締結申請、経費申請など、一定の手順が決まっている業務に適用することで、申請から承認までの作業を効率化できます。

クラウド型のワークフローシステムなら、場所を選ばず申請書の閲覧や承認が可能です。外出中の従業員やテレワーク中の従業員もオフィスに出社することなく申請・承認を完了できるため、多様な働き方に対応する際にも役立ちます。

2. RPAツール

RPA(Robotic Process Automation)は、人間がPC上で行っている定型的な操作をソフトウェアロボットが代行する仕組みです。Excel入力、帳票作成、データ転記など、業務時間を大きく削減できる分野で活躍します。

社内DXの一環としてRPAを導入する企業は年々増加しており、プログラミング知識不要で使えるツールも多く、中小企業でも導入しやすくなっています。バックオフィス業務の自動化を進めたい企業にとって、有効な手段です。

3. 電子決済システム

電子決済システムは、紙で行っていた請求書・領収書・経費精算などの処理をデジタル化し、承認フローも含めて一元管理できる仕組みです。導入により、郵送・印刷・押印といった手間が不要になり、遠隔地にいる管理者でも即座に確認・承認が可能になります。

また、帳票の電子保存対応(電子帳簿保存法)にも適応しているサービスが多く、コンプライアンス面でもメリットがあります。DX推進においては、早い段階で導入したいシステムのひとつです。

4. 勤怠管理システム

勤怠管理システムは、出退勤の記録、休暇申請、残業時間の集計などを自動で行えるクラウド型ツールです。手入力や紙での申請・確認業務から脱却することで、管理部門・従業員双方の負担が大きく軽減されます。

最近では、顔認証やICカード連携、スマートフォンによる打刻にも対応しており、在宅勤務やフレックスタイム制など、多様な働き方にも柔軟に対応可能です。

労働時間の適正管理や勤怠データの正確性が求められる中で、導入効果は非常に高いといえるでしょう。

5. 人事労務システム

人事労務システムとは、人事労務の業務を一元管理できるシステムです。人事労務は入社・退社手続きや年末申請、給与明細の発行、従業員情報の管理など、多岐にわたる業務を担当します。

それぞれの業務で異なるシステムを使用すると管理が煩雑になり、業務の遅れにもつながりかねません。

人事労務システムによって各業務を一元管理することで、作業効率が向上します。また、人事に関連したデータを集約・分析すれば、人材配置や評価などに活用できる可能性も広がります。

ナレッジ活用とカスタマーサクセスを強化するツール

顧客満足度の向上や社内業務の効率化には、組織全体で知識を共有し、活用する体制の構築が不可欠です。ナレッジベースの整備により、社内外の問い合わせ対応や業務品質の標準化が可能となります。

また、顧客データを活用したマーケティングや営業活動を支えるツールも重要です。このセクションでは、以下のようなツールを紹介します。

  1. ナレッジ共有ツール
  2. CRM・SFAツール
  3. 社内FAQ

1. ナレッジ共有ツール

ナレッジ共有ツールは、社内の情報・ノウハウ・手順書などを一元管理し、必要なときに誰もがアクセスできる仕組みを提供します。これにより、属人的な業務の脱却や教育コストの削減が可能となり、業務品質の平準化にもつながるでしょう。

特にマニュアルやQ&A、成功事例の蓄積・共有を通じて、新入社員の早期戦力化や、業務の引き継ぎをスムーズに行える点は大きなメリットです。

近年では検索性やタグ機能、バージョン管理なども強化されており、業務効率化だけでなく、従業員満足度の向上にも貢献する重要なツールとして注目されています。

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2. CRM・SFAツール

CRM(顧客関係管理)やSFA(営業支援システム)は、顧客情報や商談の進捗、問い合わせ履歴などを一元管理するツールです。これらを活用することで、顧客との接点情報を組織全体で共有でき、より適切なタイミングでのアプローチや提案が可能になります。

また、営業活動の可視化によって属人化を防ぎ、チーム全体のパフォーマンス向上にもつながるでしょう。

近年では、AIや自動化機能と連携することで、見込み客のスコアリングやフォロー漏れの防止、マーケティング施策との連動など、より高度な活用も実現しています。BtoB・BtoC問わず導入が進む必須ツールといえるでしょう。

3. 社内FAQ

社内FAQシステムとは、社内のよくある質問と回答を整理し、従業員の自己解決を促すシステムのことです。従業員が業務上の疑問を抱えた場合、社内FAQシステムにアクセスするだけで自己解決できるため、各部門の担当者がメールや電話で対応する手間を減らせます。

また、担当者の不在や回答の遅れによって疑問の解決までに時間がかかる事態も防げるでしょう。社内FAQシステムにベテラン従業員の知識やノウハウをナレッジとして保存しておけば、社内全体で共有でき、新人研修にも活用できます。

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社内FAQシステムは「Helpfeel」がおすすめ

社内向けAI検索システムHelpfeelの紹介バナー。青いゴリラがサービス資料を案内。前述の通り、社内FAQシステムは従業員の自己解決率を上げるためのシステムです。自ら疑問やトラブルを解決できる環境をつくることで、社内の問い合わせ数が減り、従業員は本来の業務に集中できるようになります。

社内のナレッジマネジメントやFAQを導入するなら「Helpfeel」がおすすめです。スペルミスや曖昧な表現にも対応し、従業員の自己解決を促す仕組みを提供します。

Helpfeel」導入翌月に問い合わせ数が25%減少した事例もあり、社内の問い合わせが多くなりやすいバックオフィス部門の負担軽減に役立つでしょう。社内DXによる業務効率化の一環として、ぜひ「Helpfeel」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

▼事例詳細はこちら

まとめ:システムを導入してオペレーター業務の効率化を図ろう!

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社内DXは、人材不足の解消や多様な働き方への対応、BCP対策などを実現するために必要な施策です。まずは小規模な社内DXからスタートし、段階的に業務プロセスを改善することで、無理なく業務の効率化をかなえられます。社内DXを通じて従業員のIT意識が高まれば、企業全体のDX推進につながるでしょう。

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著者
Helpfeelナレッジ編集部
FAQ・カスタマーサポート・業務効率化・ナレッジマネジメントに関する情報をわかりやすく発信しています。
株式会社Helpfeelとは

「すぐに答えが見つかる」を実現する自己解決AIシステム『Helpfeel』を提供しています。特許取得済みの独自の検索技術により、ユーザーの曖昧な問いにも高精度で回答を導き出し、自己解決率の向上・サポート業務の効率化を支援します。

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